原來可以把人生都搬到 Notion 啊 – 三階段打造筆記架構
這是一篇關於如何使用 Notion 統整各種筆記的文章，從「架構筆記的邏輯到舉例及能實作練習等三個階段。相信有機會看到這篇文章的各位一定用過許多種筆記軟體，從 MS, Google 系列到 ios 內建的備忘錄, Evernote 或平板常用的 Goodnote, Notability,熊掌記，或是偏日記格式的 Grid 格志、偏專案管理的 Trello, Asana, Toggl….等等。
但常常遇到以下煩惱：
- 同樣主題的資訊散落在多個筆記軟體、和不同對象協作就換一種軟體
- 手機備忘錄快速上手但難分類追蹤
- to-do list ＆ 甘特圖進度條有總覽性，簡單明瞭但難內容產出還是要連到其他編輯器
- word＆excel 表格可方便快速記列出大時程，但缺乏提醒還是要再建一次 google calander
以上各種麻煩，讓我近期想減少資訊散落各地的狀況，所以重新思考了筆記架構（也可以說趁疫情期間是思考了一遍人生啊～），把資訊盡量通通搬到 Notion 上集中管理。但像是照片在手機相簿中的操作效率及體驗明顯優於 Notion ，簡報當然還是在 Keynote, PPT上做，就不會強求搬過來。
關於詳細的 Notion 操作教學已經有許多文章及官方文件可以參考，因此在這裡就不贅述僅附上我有參考過的連結，及我平時常用的快捷鍵，再請自行參考囉！
另外我想用蓋房子來比喻建構筆記的過程，「打地基、建骨架、做內裝」三大階段。
Part I：打地基
開始把資訊搬到 Notion 之前，我先整理了一下自己目前的筆記狀況，也就是把正在用的軟體及主要記錄的內容、優缺點盤點出來，找出哪些功能對我來說是重要的、哪些是可被取代的、可整併的。
舉例：
- Google 雲端：是與他人協作通用性最高的但資料夾難分類排序（需靠手動名命）
- Notability ：我會用來編輯網球教案，速記讀書心得的大綱（因為可插入圖片或 PDF檔再手寫備註非常方便）但多用在處理不需輸入太多文字事情上，整體使用頻率較低
- ios 備忘錄有很多零碎的筆記，有隨手記錄的靈感也有經常需要複製貼上的行政資訊（例如：地址、電話），機動性很高但缺點是難分類
- 日記格式的 Grid 格致有很好的內建 Question list 幫助自己快速反思一天，但手機打字慢，如果突然有很多想法要記錄時，編輯效率偏低。
四個小步驟來打地基：分析使用現況 → 列下痛點 → 定義需求 → 提出解法
第一步：分析使用現況
- 現在總共用了哪些軟體？
- 什麼情況下需要使用這些軟體？
- 什麼情況下我更傾向使用某個軟體？
- 每個筆記軟體有什麼可取代、不可取代性嗎？
- 有什麼共通性可以整合？哪些功能是重複的？
第二步：列下痛點
- 現在的筆記狀態會讓自己造成哪些麻煩？
- 跨軟體使用時有哪些反效果？
- 跨裝置使用同軟體時有哪些斷點？
第三步：定義需求
- 我想透過筆記做達到什麼事情嗎？（管理個人專案、蒐集創作靈感、準備投資理財…等）
- 我需要的筆記內容是什麼？（有系統的整理整新知識、有儲存寫作草稿的空間、有準備履歷作品集素材的地方、能集中追蹤專案進度…等）
第四步：提出解法
- 從觀念到實作，高效能的工作者身上有值得參考的知識、做法？
- 市面上哪種軟體能最大幅度的涵蓋我的需求？
- 無法避免使用多種軟體的情況下，對我來說每個軟體的使用定位是什麼？
- 筆記都搬到 Notion 上的話，會改變哪些習慣？值得改變嗎？如何和其他軟體互補？
Part II：架樑柱、定格局
分析完自己的需求後就可以進入到架構的階段。我決定先在 Notion 首頁切出五大區塊，包含職涯、學習、財務、生活及其他，來涵蓋我的人生筆記需求（居然推到這麼高層次XD）
我覺得職涯發展的養分來自學習，學習的成效幫助推進職涯成長再為我帶來經濟獨立的機會，有了健康的財務體質才能享受好的品質的生活 ❤️ 再投資自己拓展新知，看出筆記之間的流動性也環環相扣。所以，五大區塊就成了我的 Dashboard 可以一目了然，並快速抵達。
- 思考你的 Dashboard 要放什麼？
- 筆記規格範圍有多大？是你全部的人生？你的修課學程？你的旅行計劃？
- 思考大分類之間的關聯性、互補性（避免重疊，造成自己重工）
Part III：室內裝修兼具實用與美觀
有大分類打造好骨架裝潢後，進到室內軟裝設計的部分拉！房子裝修可以隨季節調整、隨居住者年齡屋齡調整、隨著興趣風格調整～～～想多美就多美！Notion 也是！本身內建很多模板及編輯格式，可以根據情境、根據資料屬性決定要用什麼格式。例如：我覺得表格適合用在清單、時序性較強的資料，也可善用 tag 來排序、分類及標示狀態。根據進度的：規劃中、進行中、已完成…等等看自己想怎麼定義，先建好 mutiple selection 往後要 filter 也省時間。
能在同一層開新的 page & table 也是 Notion 吸引我的重要原因之一，讓我可以同時兼顧「編輯內容」與「管理資料」的需求，而且從 table 進入又可以是一個新的 page！這功能我覺得和 Asana 滿像的，幫助我在 table 層的時候用屬性（時間、類型、人員等）來管理，page 則專注產出內容。
如果在 G suite 就做不到下 tag 或直接 assign 給某個人（只能在硬碟看到一排檔案，開啟新分頁後再進到 doc, spreadsheet 編輯、＠人名）不過某些情況像是做試算表、做簡報覺得還是用 MS, Google 或 icloud 比較方便。
另外，常用的筆記我會建立模板，例如寫文章、讀書心得等，方便每次快速開始且專注在產出內容，不會被排版瓜分心力。
動手編輯啦！
筆記軟體是實現腦中想法、釋放大腦記憶體的好助手，但前提得打個穩固的地基。我覺得 Notion 像模組化的房子、靈活拆裝的組合屋，可以向上堆疊也可橫向擴增，腦海裡把自己的資訊需求想清楚再來蓋房子弄裝修，筆記們住得舒適又漂亮😊
ok! 是時候參考前面的步驟實作你的 Notion 了吧！建議可以先手寫架構圖，確認好再開始搬東西，比起邊搬邊想，會省下不少時間喔！如果你有很棒的使用心得或技巧，希望你可以和我分享😊 居家防疫期間，真的是整理自己的好機會呀！
參考資料
